科學的預警機制是企業(yè)快速解決問題的有效途徑
2020年6月22日，在總經(jīng)理辦公會上，總經(jīng)理王風華先生闡述了科學的預警機制是企業(yè)快速解決問題的有效途徑，并著重強調(diào)了公司的預警機制應滿足以下三個要求，即確保出結(jié)果、防微杜漸和預警設置要科學。
公司建立財務、交期、品質(zhì)、產(chǎn)量、效率、績效、人員管理等各類預警機制，其目的是減少管理層因判斷問題是否發(fā)生而浪費時間，減少問題或異常帶來的損失，有利于管理者快速做出決策和采取相應措施。預警機制要想在企業(yè)內(nèi)部管理起到預防、決策、執(zhí)行等方面的警示和參考作用，就必須滿足以下三個要求。
一、預警要及時，并能確保出結(jié)果
預警機制要做到兩個及時，即預警時間要及時，介入處理的行動要及時。如果預警的時間過于滯后，即使我們在收到預警信息就介入處理，對結(jié)果也是于事無補。不能改變結(jié)果和不能挽回損失的預警系統(tǒng)形同虛設，也就失去預警的意義。就好比亡羊補牢的寓言中，如果等到羊讓狼吃光了再發(fā)出警示的話，即使后期你把羊圈修繕得再牢固，也改變不了羊圈里沒有羊的結(jié)局。從交期類預警來說，比如我們太陽鏡訂單，客戶要求的生產(chǎn)周期是45天，如果在客戶要求發(fā)貨的前一兩天收到物料異常的預警信息，既使公司高層介入處理，恐怕也難確保訂單能按期出貨，最終還是改變不了客戶投訴、交期扣款，甚至是取消訂單的結(jié)果。所以說，預警系統(tǒng)一定要圍繞確保出結(jié)果來規(guī)劃和設置。
二、預警機制應起到防微杜漸的作用
1、預警應起到防微杜漸的作用就是在問題發(fā)生的萌芽期就開始預警。要在蝴蝶的翅膀開始顫動時就發(fā)出警示信息，而不是等蝴蝶已經(jīng)起飛了、問題已經(jīng)惡化了才警示相關(guān)責任人。公司的五級預警包括：一級是基層管理、二級是部門經(jīng)理、三級是副總、四級是運營總監(jiān)、五級是總經(jīng)理。在解決問題時，我們要在問題發(fā)生的初始階段就著手處理，在一級預警時我們的基層干部就要正視問題，并尋求資源解決問題。而不是等問題拖了很久，病入膏肓或者說預警到第五級才被動的去解決問題。公司一直強調(diào)，讓管理工作回歸到基層，是因為基層干部是最先收到預警信息的人，也是問題或事故處理的第一責任人，我們要讓一級責任人學會擔當和提高解決問題的能力。
2、預警系統(tǒng)應由被動監(jiān)測升級到主動監(jiān)測。我們公司很多人都買了私家車，有的車輛配制了主動胎壓監(jiān)測系統(tǒng)，有的車輛只配制被動胎壓監(jiān)測系統(tǒng)。被動胎壓監(jiān)測系統(tǒng)是當胎壓低于或高于警戒點時，系統(tǒng)就會自動報警。主動胎壓監(jiān)測系統(tǒng)是只要你啟動發(fā)動機，你就可以知道四個胎壓的實際值，當然主動胎壓監(jiān)測系統(tǒng)也兼具被動胎壓監(jiān)測系統(tǒng)的自動報警功能。我們公司早期開發(fā)的亮燈看板和近期開發(fā)的員工效率預警系統(tǒng)也屬于主動監(jiān)測系統(tǒng)。通過亮燈看板我們能了解各車間最新的產(chǎn)出動態(tài)。如果亮燈看板出現(xiàn)紅燈時就表示在這一段時期內(nèi)某車間的產(chǎn)量未達標，有可能在生產(chǎn)過程中出現(xiàn)異常。這時候，我們的中高層干部就應到生產(chǎn)現(xiàn)場了解情況和解決問題。員工效率預警系統(tǒng)是下班后預警系統(tǒng)就會把當天任務完成情況和效率達成情況通過短信發(fā)給每一個員工，讓員工知道自己每天的工作業(yè)績。如果某一名員工沒有達成當天的工作任務，預警系統(tǒng)還會發(fā)短信給他的直接上司，讓其上司第二天就開始關(guān)注這名員工的效率和任務達成情況。主動監(jiān)測系統(tǒng)的好處是員工每天都能了解自己的目標達成情況，而不是等到月底才能發(fā)現(xiàn)自己因為效率未達標導致工資比其他人低很多。
三、預警點要科學
在預警系統(tǒng)前期規(guī)劃時，策劃人員要做好前期調(diào)研工作，多到現(xiàn)場了解情況，這樣才能確保預警系統(tǒng)在應用過程中接地氣。預警系統(tǒng)既要滿足大眾化需求，也要符合定制化口味。就像工作服，我們在訂購衣服時，所有的工衣不能只有一個尺碼，因為每個人的身材有胖有瘦，有高有矮。對于交期、品質(zhì)、效率等預警系統(tǒng)而言，我們的預警點和預警指標的設置應基于客戶需求、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、工藝流程等實際情況，不能只有一個標準。比方說，我們的采購周期一般是兩周，但是不同的客戶、不同產(chǎn)品的周期是不一樣的。如果用同一個模型去套，預警系統(tǒng)就不能為管理者的決策和快速反應提供參考依據(jù)。
總之，預警機制是企業(yè)根據(jù)不同的管理指標進行重點監(jiān)測，并確定每項指標的警戒標準，通過監(jiān)測和發(fā)現(xiàn)危機是否出現(xiàn)，便于警示決策者和管理者分析問題、預防問題、解決問題，并及時解除企業(yè)在運營過程中的潛在風險。